fbpx okok

Je werknemers belonen met een fietsvergoeding: wat moet je allemaal weten?

Een duurzame toekomst. Daar draag je graag persoonlijk en als zaakvoerder je steentje aan bij. Maar ook aan de gezondheid en het welzijn van je medewerkers hecht je veel belang. Een bedrijfsfiets past perfect binnen deze visie, maar ook de fietsvergoeding. Deze belastingvrije beloning stimuleert je medewerkers om op regelmatige basis met de fiets naar het werk te pendelen, maar hoe werkt dat precies?

Wanneer kan je een fietsvergoeding toekennen?

Je mag jezelf als zaakvoerder en je werknemers – mits jullie volledig of gedeeltelijk met de fiets naar het werk pendelen – belonen met een belastingvrije fietsvergoeding. Je betaalt hierop geen Voordeel Alle Aard (VAA). Een fietsvergoeding is er dus niet alleen voor arbeiders en bedienden, ook zaakvoerders kunnen hiervan genieten.

Je mag een fietsvergoeding toekennen bij gebruik van een gewone fiets, een elektrische fiets en een speed pedelec. De fiets is eigendom van de werknemer of een bedrijfsfiets, hierin wordt geen onderscheid gemaakt.

Ambtenaren, militairen en personeel van de politie komen (voorlopig) niet in aanmerking voor de fiscaal vrijgestelde fietsvergoeding als zij met een speedpedelec naar het werk pendelen.

Hoe moet je de fietskilometers en fietsvergoeding berekenen?

Het aantal kilometers per rit berekenen

Samen bepalen jullie welke de beste en veiligste route van en naar het werk is. Vaak stelt de werknemer een route voor, die jij dan als werkgever goedkeurt. Je kunt als zaakvoerder zelf bepalen hoeveel ritten per dag je vergoedt. Een werknemer die ‘s middag thuis luncht, mag je bijvoorbeeld vier ritten per dag terugbetalen. Maar je mag ook één rit per dag vergoeden. Dat bepaal je volledig zelf.

Externe meetings met klanten of bijvoorbeeld een werfcontrole vallen onder dienstverplaatsingen en mag je vergoeden via een fietsvergoeding. De fietsvergoeding voor dit type verplaatsingen is wel een kost ‘eigen aan de werkgever’ en 100% aftrekbaar, maar betaalt de fietser wel sociale bijdragen op.

Er is geen wettelijke begrenzing van het aantal kilometers. Je mag dus van de overheid zoveel professionele verplaatsingen met de fiets doen als je wilt.

De registratie: papier of digitaal?

Hoe je het aantal gefietste kilometers moet registeren is niet wettelijk bepaald. Dit kan via een papieren aangifteformulier, maar ook via digitale registratie.

Hoeveel bedraagt de fietsvergoeding?

Tot 0,24 euro per kilometer is de fietsvergoeding belastingvrij. In 2018 lag dit nog op 0,23 euro, maar de fietsvergoeding wordt elk jaar automatisch geïndexeerd en zal dus stapsgewijs stijgen. Je bent als zaakvoerder niet verplicht om het wettelijk maximum van 0,24 euro toe te kennen. Je mag meer geven, maar ook minder.

Hou er wel rekening mee dat als je jezelf of je werknemers wilt belonen met een hogere vergoeding je dit extra bedrag moet aangeven in de persoonlijke belastingaangifte. Ook zullen jij – de werkgever – en de werknemer sociale bijdragen moeten betalen voor het deel van de fietsvergoeding dat boven het vastgelegde maximum komt. De fietsvergoeding wordt duidelijk vermeld op de loonstrook en loonfiche zodat je werknemers hier altijd een goed zicht op hebben.

Een wedstrijd of fietscharter als extra duwtje in de rug

Je digitale registratie kan je koppelen met Bike to Work, een initiatief van van de fietsersbond en CRACQ – les Cyclistes Quotidiens – en stimuleert het gebruik van de fiets voor woon-werkverplaatsingen via het platform en twee wedstrijden: de Summer Challenge en de Winter Trophy. Of je kunt intern zelf beloningen koppelen aan het aantal gefietste kilometers.

Je kunt ook een fietscharter opstellen en laten ondertekenen door je werknemers die een fietsvergoeding ontvangen. In dit document leg je een minimum aantal dagen per week, maand of jaar vast dat de werknemer met de fiets naar het werk moeten komen om recht te hebben op de fietsvergoeding.

Is een fietsvergoeding verplicht?

Een fietsvergoeding is niet verplicht, tenzij dit in de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) van de sector waarbinnen je bedrijf valt werd vastgelegd. Enkele veel voorkomende paritair comités en hun regels rond de fietsvergoeding:

  • PC 100 (arbeiders): de woon-werkvergoeding breidt zich niet uit tot privévervoer. Komt de werknemer met een eigen fiets? Dan ben je niet verplicht om een fietsvergoeding te betalen.
  • PC 200 (bedienden): vanaf een afstand van 3 kilometer en bij een bruto jaarloon dat niet hoger ligt dan 27.750 euro ben je een vergoeding verschuldigd als de werknemer met een eigen fiets pendelt. De bedragen zijn wettelijk vastgelegd.
  • PC 152 en 225 (vrij onderwijs en gesubsidieerd vrij onderwijs): in het onderwijs ontvang je een fietsvergoeding van 0,15 euro per kilometer als je voldoet aan bepaalde voorwaarden.
  • PC 302 (horeca): de CAO van deze sector voorziet een specifieke fietsvergoeding van 0,22 euro per kilometer.
    De wettelijk vastgelegde vergoedingen liggen lager dan het maximum vrijgestelde bedrag van de fietsvergoeding (0,24 euro per kilometer). De fietsvergoeding is dus een gunst die je als zaakvoerder verleent, maar wel eentje die je 100% kunt inbrengen als kost. Bovendien verschijnt de fietsvergoeding niet in de RSZ-aangifte zolang ze het maximumbedrag van 0,24 euro per kilometer niet overschrijdt.

Bedrijfsfiets of eigen fiets?

Fiscaal voordelig

Je kunt een fietsvergoeding toekennen zonder bedrijfsfiets, maar de aankoop van een (elektrische) fiets is wel fiscaal aftrekbaar en voordeliger dan een bedrijfswagen. Denk maar aan de aankoopprijs, onderhoudskosten, verzekering en verkeersbelasting die bij een auto komen kijken.

Een subsidie of premie krijg je niet als bedrijf voor de aankoop van een handvol bedrijfsfietsen, maar je kunt een bedrijfsfiets – net zoals een bedrijfswagen – op afbetaling kopen. Heel wat banken bieden een interessant intrestvoet voor deze duurzame en milieuvriendelijke investering. Ook een fietsleasing is mogelijk als je graag helemaal ontzorgd wordt.

Bovendien betaal je aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) géén bedrijfsvoorheffing noch sociale bijdragen op een bedrijfsfiets die je ter beschikking stelt of zelf gebruikt wordt voor woon-werkverkeer.

Zie je het grootser en wil je binnen je bedrijf een project realiseren dat een duurzaam woon-werkverkeer bevordert zoals het  2WD-project van K.U. Leuven of Moving Forward van Nike Laakdal? Dan kun je een aanvraag indienen bij het Pendelfonds. Momenteel werd er in 2019 nog geen oproep gelanceerd voor subsidieaanvragen, maar hou zeker de website van het Pendelfonds in het oog als je dit interesseert.

Fietsleasing met salarisruil

Je werknemers kunnen hun droomfiets ook leasen via de werkgever. De betaling van het leasecontract verloopt dan via het brutoloon waardoor je werknemer een pak voordeliger een elektrische fiets kan aankopen.

Een fietsvergoeding koppelen aan een bedrijfsfiets?

Wil je naast een fietsvergoeding ook een elektrische fiets aanbieden aan je werknemers? Kom dan langs in een van onze winkels. Wij zetten voor jou alle voordelen op een rij en helpen je graag bij het uitwerken van een fietsplan voor je medewerkers. Ook als je als zelfstandige op zoek bent naar een bedrijfsfiets voor jezelf helpen we je op basis van je professionele verplaatsingen en persoonlijke wensen de juiste fiets kiezen.

2 thoughts on “Je werknemers belonen met een fietsvergoeding: wat moet je allemaal weten?

  1. Een vraag hoeveel dagen per jaar moet ik met de fiets komen voor fietsvergoeding altijd of 100 dagen per jaar of hoe zit HEt juist mvg

    1. Fietsvergoeding is een gunst van je werkgever en kan dus betaald worden per dag dat je met de fiets naar je werk rijdt. Geen minima of maxima.Groet

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *